日別アーカイブ: 2019年12月1日

紙ベース思考のススメ

田中のひとりごと

こんにちは。 開業3年以内の士業・コンサルタントの 「強みの明確化」と「集客のしくみ化」を支援する、 売れる士業プロデューサーの田中和孝です。     仕事の種類には、デスクワークの場合ですが大きく分けて 思考をメインとしたもの 処理をメインとしたもの の2種類があります。   あなたもそれぞれの仕事のタイプに応じて、「進め方」や「使用する道具」を工夫されていることと思います。   「処理をメイン」とした仕事は、目の前の書類記入や入力等ですので、種類にもよるでしょうが、割とスラスラと作業が進むことが多いと思います。   これに対し、「思考をメイン」とした仕事は、考え込むことが多く、気づいたらフリーズしてしまい、手が止まっているということがよくあるのではないでしょうか?   今はパソコンを使用して様々な書類を作成したり、説明資料を作成することがほとんどだと思います。 「処理をメイン」とする作業では、WordやExcelなどで文書作成、表計算を行います。   しかし、「思考をメイン」とする作業でも同じことをやってしまうと、高い確率で(私は)フリーズしてしまいます。じーっと考えていると、PCの画面をぼーっと見つめたまま、キーボードに置いている手が動かないのです。 そうしているうちに、ひどい時には「自分は何を考えていたんだっけ・・・」となってしまいます。   私は、こういう時にはパソコンでいきなり作ろうとはせず、小さなメモ帳とノートを準備します。 使い方は、まずメモ帳には次のことを記入します。 タスクタイトル(これから考えようとしていること) ねらい(このタスクを実行する目的) 成果物(アプトプットされるもの) 作業項目(この仕事を完了するための作業項目)   例えば、会社の教育訓練の仕組みを作らなければいけない時は、 タイトル:教育訓練管理体制の構築 ねらい:グループリーダーが運用できる教育訓練のルールを決める 成果物:スキル一覧表、教育訓練フロー、教育訓練実施記録様式 作業項目: □現状の教育訓練がうまく回っていない原因の調査(ヒアリング) □これを踏まえた教育訓練フローの改善 □スキル管理表の改訂 □教育訓練実施記録の改訂(書きやすくする) □新ルール説明ミーティングの準備 □新ルール説明ミーティングの日時連絡・・・ (本当はもう少し細分化すべきなのですが、割愛します)   このように、「業務タイトル」「業務のねらい」「業務のアウトプット物」「作業項目」を明確にしてみます。   こうすることで、考えながら迷宮に迷い込むことはなくなります。 「業務のねらい」や「業務のアウトプット物」、「作業項目」があるので、迷うはずがないです。   ここでもう一つ工夫ですが、たとえ作業項目に「フロー図の作成」と書いてあっても、いきなりパソコンで作り出しては、そこでまた止まってしまう可能性があります。   その理由は、パソコン作業の弱点でもあるのですが、「内容の検討」と「体裁取り」を同時に行おうとするからです。   ポイントは、「内容の検討」と「体裁取り」を完全に分けることです。 つまり、「内容の検討」を終えた上で「体裁取り」を始めます。   この「一工夫」とは、とても単純なんことなのですが、「内容の検討」は、ノートに書き殴って考えるということです。   紙とペンは自由自在です。 極端な言い方をすれば、頭の中にあるものをごちゃごちゃっとノートに書いてみることでもいいと思います。   考え込んでいるときには、一人で頭の中で問答していることが多いです。 頭の中だとそれは堂々巡りになってしまいます。 それを全てノートに書きだして顕在化させると、見えてくるものがあります。   ここで、先述したメモ帳に書いた内容について、「別にメモ帳に書かなくても、思考用のノートに一緒に書けばいいじゃないか・・・」と疑問に思われるかもしれません。   このメモ帳の役割はもう一つあり、その業務が終了した後、完了日付印を押して、メモ帳から引っ剥がして、伝票刺しに刺しておきます。   こうやって日付入りのメモを保管しておくことで、いつ、どのようなことを考えたのかを振り返ることができます。   もう一つは、メモ帳からはがし、完了日付印を押して、伝票刺しに刺す瞬間の至福の時を味わうためです(笑) 結構な達成感を感じることができます。   パソコンの画面の前で自分自身がフリーズしてしまったときに、あなたのお役に立てば幸いです。続きを読む