これは続く!?私の付箋紙を使った仕事術

これは続く!?私の付箋紙を使った仕事術

こんにちは。
~オンラインでも潜在顧客にしっかり伝えたい!~
「商品価値」を「言語化」するサポーターの田中和孝です。

今回は、先日のブログでお伝えした「第二領域」のことを少しでも推進していくための私なりの方法をご紹介したいと思います。

第二領域とは、次の受注のための仕込み、自己研鑽、業務改善など、今すぐやらなくても困らないけども、やらないと将来的に必ず困るといったものです。

第一領域などの「受注案件業務」や第三領域などの「生活に必要な用件」は期限が決まっていたり、相手がいたりするので何とか消化してしまうのですが、第二領域はどうしても「自主性」にかかってきますので、遂行するには「意志」が必要になってきます。

しかし「意志」だけでは挫折してしまうことがあるので、そこには続けやすくするための「しくみ」でうまく運用していくことが重要です。

私の場合は「付箋紙」を活用しています。

付箋紙を使う理由は下記の4つです。

  1. 作業の洗い出しができ、顕在化できる
  2. 作業の優先順位を明確化できる
  3. 実行力が上がる
  4. 実施した作業の付箋をシートに蓄積していき、自己肯定することができる

<1.作業の洗い出し>
第二領域のタスクというのはどうしても「もわっ」としていることが多いです。

何となく「あれをやらなければいけない」「これもしなければいけない」と頭の中にはあるのですが、いまいちその内容が顕在化できていません。
これらをまず書き出していくことが必要です。

コツとしては、やるべき第二領域のタスクを書き出したら、それらをさらに項目別に分類して、なおかつ30分くらいの作業単位に落とし込むことです。
付箋紙1枚にはその作業単位を記入していきます。

くれぐれも「○○計画の実行」などと大きな括りで書いてしまわないようにすることが肝要です。
業務の種類別で付箋紙の色を分けていったら分かりやすいかもしれません。

<2.優先順位の明確化>
作業単位で付箋紙に書くので、順位の入れ替えが容易です。
手帳をお使いの方は、その付箋紙をやると決めた日に貼り付けてもいいと思います。

また、手を付けやすい作業から実行していくのもコツの一つかもしれません。一つ片付けば、結構次々と進んでいく場合があります。

<3.実行力の向上>
30分くらいでできる作業内容で付箋紙に書かれているので、作業に取り掛かりやすいです。

「○○計画の実行」のような大きな括りだと、どこから切り崩していいかわからず、なかなか取り掛かろうとはしませんので、「作業への取り掛かりやすさ」がこの付箋紙を使った方法の最大の魅力です。

<4.実績の見える化>
実行済みの付箋紙は、ノートでも何でもいいので実行日を記入してどんどん蓄積していきましょう。

日にちが経って、ノートを見返したときにズラーっと並んだ付箋紙を見ると、結構な量の作業を完了させているはずです。

こうやって見える化していくと「自分はこれだけやった」という自信が持てますし、達成感も感じることができ、「続けてやっていこう!」という気持ちになります。

私はこの方法で、前よりも第二領域の実行力は向上しています。
完ぺきではありません。
「以前よりも向上している」程度です。
しかし、大きな塊の第二領域にいつまでも手つかずでいることはなくなりました。少しずつですが消化できています。

よろしければ参考にしていただき、あなたの第二領域の取組みにお役に立てることができたら嬉しく思います。

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