ブログを見ていただき、ありがとうございます。
田中和孝です。
仕事の種類には、デスクワークの場合ですが大きく分けて
- 思考をメインとしたもの
- 処理をメインとしたもの
の2種類があります。
あなたもそれぞれの仕事のタイプに応じて、「進め方」や「使用する道具」を工夫されていることと思います。
「思考」は気をつけないと…
「処理をメイン」とした仕事は、目の前の書類記入や入力等ですので、種類にもよるでしょうが、割とスラスラと作業が進むことが多いと思います。
これに対し、「思考をメイン」とした仕事は、考え込むことが多く、気づいたらフリーズしてしまい、手が止まっているということがよくあるのではないでしょうか？
今はパソコンを使用して様々な書類を作成したり、説明資料を作成することがほとんどだと思います。
「処理をメイン」とする作業では、WordやExcelなどで文書作成、表計算を行います。
しかし、「思考をメイン」とする作業でも同じことをやってしまうと、高い確率でフリーズしてしまいます（パソコンではなく自分が）。
じーっと考えていると、PCの画面をぼーっと見つめたまま、キーボードに置いている手が動かないのです。
そうしているうちに、ひどい時には「自分は何を考えていたんだっけ…」となってしまいます。
紙ベースでやってみる
私は、こういう時にはパソコンでいきなり作ろうとはせず、小さなメモ帳とノートを準備します。
使い方は、まずメモ帳には次のことを記入します。
- タスクタイトル（これから考えようとしていること）
- ねらい（このタスクを実行する目的）
- 成果物（アプトプットされるもの）
- 作業項目（この仕事を完了するための作業項目）
例えば、会社の教育訓練の仕組みを作らなければいけない時は、
- タイトル：教育訓練管理体制の構築
- ねらい：グループリーダーが運用できる教育訓練のルールを決める
- 成果物：スキル一覧表、教育訓練フロー、教育訓練実施記録様式
- 作業項目：
□現状の教育訓練がうまく回っていない原因の調査（ヒアリング）
□これを踏まえた教育訓練フローの改善
□スキル管理表の改訂
□教育訓練実施記録の改訂（書きやすくする）
□新ルール説明ミーティングの準備
□新ルール説明ミーティングの日時連絡…
（本当はもう少し細分化すべきなのですが、割愛します）
このように、「業務タイトル」「業務のねらい」「業務のアウトプット物」「作業項目」を明確にしてみます。
こうすることで、考えながら迷宮に迷い込むことはなくなります。
「業務のねらい」や「業務のアウトプット物」、「作業項目」があるので、迷うはずがないです。
いきなり「教育訓練管理体制の構築」をパソコンに向かって考え始めようものなら、もうフリーズ確定です（笑）
内容と体裁（デザイン）は別物として考える
ここでもう一つ工夫ですが、たとえ作業項目に「フロー図の作成」と書いてあっても、いきなりパソコンで作り出しては、そこでまた止まってしまう可能性があります。
その理由は、パソコン作業の弱点でもあるのですが、「内容の検討」と「資料の体裁取り(デザイン）」を同時に行おうとするからです。
ポイントは、「内容の検討」と「体裁取り」を完全に分けることです。
つまり、「内容の検討」を終えた上で「体裁取り」を始めることです。
この「一工夫」とは、とても単純なんことなのですが、「内容の検討」は、
ノートに書き殴って考えるということです。
紙とペンは自由自在です。
極端な言い方をすれば、頭の中にあるものをごちゃごちゃっとノートに書いてみることでもいいと思います。
考え込んでいるときには、一人で頭の中で問答していることが多いです。
頭の中だとそれは堂々巡りになってしまいます。
それを全てノートに書きだして顕在化させると、見えてくるものがあります。
なぜ別途メモ帳が必要だったのか？
ここで、先述したメモ帳に書いた内容について、
「別にメモ帳に書かなくても、思考用のノートに一緒に書けばいいじゃないか…」と疑問に思われるかもしれません。
このメモ帳の役割はもう一つあり、その業務が終了した後、完了日付印を押して、メモ帳から引っ剥がして、伝票刺しに刺しておきます。
こうやって日付入りのメモを保管しておくことで、いつ、どのようなことを考えたのかを振り返ることができます。
もう一つは、完了日付印を押して、メモ帳からはがし、伝票刺しに刺す瞬間の至福の時を味わうためです（コンプリート！）。
結構な達成感を感じることができます。
パソコンの画面の前でフリーズしてしまったときに、あなたのお役に立てば幸いです。
