紙ベース思考のススメ

こんにちは。
開業3年以内の士業・コンサルタントの
「強みの明確化」と「集客のしくみ化」を支援する、
売れる士業プロデューサーの田中和孝です。

 

 

仕事の種類には、デスクワークの場合ですが大きく分けて

  • 思考をメインとしたもの
  • 処理をメインとしたもの

の2種類があります。

 

あなたもそれぞれの仕事のタイプに応じて、「進め方」や「使用する道具」を工夫されていることと思います。

 

「処理をメイン」とした仕事は、目の前の書類記入や入力等ですので、種類にもよるでしょうが、割とスラスラと作業が進むことが多いと思います。

 

これに対し、「思考をメイン」とした仕事は、考え込むことが多く、気づいたらフリーズしてしまい、手が止まっているということがよくあるのではないでしょうか?

 

今はパソコンを使用して様々な書類を作成したり、説明資料を作成することがほとんどだと思います。
「処理をメイン」とする作業では、WordやExcelなどで文書作成、表計算を行います。

 

しかし、「思考をメイン」とする作業でも同じことをやってしまうと、高い確率で(私は)フリーズしてしまいます。じーっと考えていると、PCの画面をぼーっと見つめたまま、キーボードに置いている手が動かないのです。

そうしているうちに、ひどい時には「自分は何を考えていたんだっけ・・・」となってしまいます。

 

私は、こういう時にはパソコンでいきなり作ろうとはせず、小さなメモ帳とノートを準備します。

使い方は、まずメモ帳には次のことを記入します。

  • タスクタイトル(これから考えようとしていること)
  • ねらい(このタスクを実行する目的)
  • 成果物(アプトプットされるもの)
  • 作業項目(この仕事を完了するための作業項目)

 

例えば、会社の教育訓練の仕組みを作らなければいけない時は、

  • タイトル:教育訓練管理体制の構築
  • ねらい:グループリーダーが運用できる教育訓練のルールを決める
  • 成果物:スキル一覧表、教育訓練フロー、教育訓練実施記録様式
  • 作業項目:
    □現状の教育訓練がうまく回っていない原因の調査(ヒアリング)
    □これを踏まえた教育訓練フローの改善
    □スキル管理表の改訂
    □教育訓練実施記録の改訂(書きやすくする)
    □新ルール説明ミーティングの準備
    □新ルール説明ミーティングの日時連絡・・・
    (本当はもう少し細分化すべきなのですが、割愛します)

 

このように、「業務タイトル」「業務のねらい」「業務のアウトプット物」「作業項目」を明確にしてみます。

 

こうすることで、考えながら迷宮に迷い込むことはなくなります。

「業務のねらい」や「業務のアウトプット物」、「作業項目」があるので、迷うはずがないです。

 

ここでもう一つ工夫ですが、たとえ作業項目に「フロー図の作成」と書いてあっても、いきなりパソコンで作り出しては、そこでまた止まってしまう可能性があります。

 

その理由は、パソコン作業の弱点でもあるのですが、「内容の検討」と「体裁取り」を同時に行おうとするからです。

 

ポイントは、「内容の検討」と「体裁取り」を完全に分けることです。

つまり、「内容の検討」を終えた上で「体裁取り」を始めます

 

この「一工夫」とは、とても単純なんことなのですが、「内容の検討」は、ノートに書き殴って考えるということです。

 

紙とペンは自由自在です。
極端な言い方をすれば、頭の中にあるものをごちゃごちゃっとノートに書いてみることでもいいと思います。

 

考え込んでいるときには、一人で頭の中で問答していることが多いです。
頭の中だとそれは堂々巡りになってしまいます。

それを全てノートに書きだして顕在化させると、見えてくるものがあります。

 

ここで、先述したメモ帳に書いた内容について、「別にメモ帳に書かなくても、思考用のノートに一緒に書けばいいじゃないか・・・」と疑問に思われるかもしれません。

 

このメモ帳の役割はもう一つあり、その業務が終了した後、完了日付印を押して、メモ帳から引っ剥がして、伝票刺しに刺しておきます。

 

こうやって日付入りのメモを保管しておくことで、いつ、どのようなことを考えたのかを振り返ることができます。

 

もう一つは、メモ帳からはがし、完了日付印を押して、伝票刺しに刺す瞬間の至福の時を味わうためです(笑)

結構な達成感を感じることができます。

 

パソコンの画面の前で自分自身がフリーズしてしまったときに、あなたのお役に立てば幸いです。